Microsoft コラム

WordやExcelファイルにパスワード保護をかける方法

パスワード保護はセキュリティの基本

皆さんはWordやExcelファイルを共有するとき、何かしらのセキュリティ措置を講じていますか?

私は、ファイルに必ずパスワード保護をかけるようにしています。

これが最も多くの方に伝わりやすく手軽、というのが理由です。

機密性皆無のファイルであればそのままの状態で送信することもありますが、機密情報が入ったファイルをパスワード保護なしで相手に共有することは、クレジットカードの情報を送るに等しいと思っています。

例えば、あなたが心から信頼している花子さんという女性がいて、パスワード保護なしで彼女に機密情報の入ったファイルを共有したとします。

そのあと

  • 花子さんが機密情報ファイルの入ったUSBメモリを紛失してしまったら?
  • 花子さんが機密情報ファイルを添付したメールの送信先を間違えてしまったら?
  • 花子さんがPCを紛失してしまったら?

いずれも、花子さんのうっかりミス(ヒューマンエラー)で取り返しのつかない事態になってしまいます。

もし共有したファイルにパスワード保護をかけていれば、花子さんがミスをしても機密情報を取られることはありません。

ですので、共有相手が信頼できる・できないは関係なく重要なファイルは必ず保護をしましょう。

インターネット上でのセキュリティリスクは「明日は我が身」です。

常に不安を感じるくらいでちょうどいいのです。

この記事では、Microsoft Officeファイル(Word・Excel・PowerPointなど)にパスワード保護をかける手順を解説します。

非常に簡単で、1分もかからずできます。

Officeファイルにパスワード保護をかける手順

解説環境:Windows10 21H1、Microsoft365 Word Ver2108(ビルド14326.20238)

流れはWord、Excel、PowerPointどれも同じです。

保護したいドキュメントを開き、左上の「ファイル」をクリックします。

Wordのファイルタブをクリックしている画面

左のメニューにある「情報」をクリックします。

「文書の保護」のプルダウンメニューから「パスワードを使用して暗号化」をクリックします。

パスワードの設定画面が表示されるので、ここで設定をします。

Wordファイルのパスワードを設定している画面

パスワードを忘れてしまうとファイルを開くことは不可能なので、必ず忘れないようどこか安全な場所に記録をしましょう。

パスワード確認の再入力が求められるので、もう一度入力し「OK」をクリックします。

Wordファイルのパスワードを再度入力している画面

Officeドキュメントの情報が以下画像のように「この文書を開くには、パスワードが必要です」となっていれば、パスワード保護は完了です。

Wordファイルのパスワード保護か完了した画面

以上、Officeファイルをパスワード保護する手順の解説でした。

万が一の事態に備えて、重要なファイルはなるべく保護することをお勧めします。

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